【職場の悩み】「部署で忙しさが違うのは解消できる？」原因と対処法を紹介

はてな女子

私の部署は残業も多いのに、他の部署は定時に退勤してて忙しさが違う…。

こんな悩みを解決する記事内容です。

この記事を書いた人

じろー

経歴：大学時代は北欧児童教育を専攻
本業：一部上場企業でwebメディア制作
月間1000万PV規模のメディアを運営
仕事,サブスク,GAME系を担当

「部署で忙しさが違うのは解消できる？」特徴まとめ

簡単なチェックリストを作ってみました。

該当する項目があれば対処方法も読み進めてみてみましょう！

企業における役割分担を各部署が担当しているのですが、結構忙しさに違いがあることが多いですよね。

私の勤めている会社の所属部署もイレギュラーに仕事が入ることが多く、深夜0時から対応をするチームもよく目にします。

休暇取得や定時退勤の違いが発生していることで「なんで自分の部署の労働状況は改善されないんだろう」と感じてしまう方が多いと思ったので今回の記事を書いてみました。

部署で忙しさが違うのは解消できる？人事部や社内制度を変化させて改善

結論から言うと
リソース状況を改善できるのは人事部なため、人事部の改善や社内制度の改善で問題は解消できます。

一方で、一社員やアルバイトなどの努力で変化させることは難しいといえます。

部署単位なので専門部署が動くべきだから

タスク量に対して人材不足が原因の事がほとんどだと思います。

また、「自分でなければ成果が出せない」というのも同様の問題です。

これがチームや部署単位になるならば、リソース補填ができるのは人事部のみです。

採用計画を動かせるのは人事部だから

人材を募集するには採用計画を予め立てる必要があります。

その主導権は人事部にあるため、根本的に忙しさを解消するためには採用を動かす=人事部を動かす必要があります。

社内制度ならリソースを効率化できるから

社内で連携するならば社内ルール、子会社化するなど大きな動きを作る事ができるからです。

部署単位の変化となるならば社内制度ほどの規模感になってしまいますよね。

「部署で忙しさが違うのは解消できる？」の対処方法

成果主義にしつつ手当の充実化をする

前提として、そもそも人事評価において部署が異なるのに同じ評価基準を適用させることは難しいですよね。
ただ、企業としては評価の一般化をしなければならないので難しいところ…。

そこで有効な方法として成果重視に方針を変えること、手当の充実化を図ることがあります。

成果というのは人事にとって評価する上で重要な基準になるのですが、部署毎の目標設定、個人の目標設定まで落とし込むことで相対評価から絶対評価となります。
部署毎に給与レンジを設けるのもやりたいですね。

絶対評価になることで、部署毎の忙しさの違いの潜在的な悩みとなる「給与が同じなのに忙しさに差がある矛盾」を解消することができます。

仕事におけるモチベーションで最も大きなmoneyで仕事量の差を表すことが潜在的な悩みの解決となるわけです。

経験談となりますが、私の会社も同じ状況でした。一般職と比べて専門職は世間の給与レンジを算出しにくいため無理に一般職の平均給与に合わせようとして不満が上がりました。

一方で、部署毎の評価制度を施行し、給与レンジも業績に応じた階級を設けることで専門職の人でも正しい仕事量と業績に応じた評価をしてもらえるようになりました。

人のやる気を動かすのは報酬だから

私の会社でもディレクターやマネージャーなど管理職がありますが、一般職と専門職も同じ人事評価基準に該当してしまうと

「私の給与と同じなのに、あの人は仕事量が少なくて羨ましい！」

といった事態が生じます。

少人数のスタートアップ企業なら少ないですが、社員数100名を超えてくると必ずといっていいほど発生する課題です。

原因の一つとして人事評価の不完全さがありました。

仕事量や仕事のハードルに差があるのは既にわかっていると思いますが、本当の悩みは給与レンジが同じことが気に食わないだと思います。

仕事をたくさんしているのに、仕事量が少ない人と同じ給与なのが納得いかない！

それを納得させるのが人事の仕事ですよね。

リソース拡充の見通しをはっきりさせる

企業には採用計画があるため必要だと感じても人材をポンポン追加はできません。
忙しさに差が出る原因としてリソースの拡充が間に合わないことがあります。

では、リソース拡充を解消することで問題を解決できます。

一部の業務を外部委託化する、教育リソースを減らすために中途採用を行う、リモートワークを取り入れて人材を全国規模で探すなどがあります。
例として挙げたものは全て私の会社で実施しており、画期的にリソースの均一化が図れました。

理想は人材を確保すれば残業率が低下を目指す

仕事量が違うと感じる上で、目に見えてわかることはやはり残業率です。

同時に休暇取得数も数字が悪い部署は仕事量が多いと感じてしまいます。

私の会社では、月の残業時間をライフポイントと呼んでいます。
「今月の残りライフポイントはいくつか…。タスク少なくして調整するか〜」
といった残り残業時間からタスクを優先度変更するなどの対応をしています。

また、休暇取得は事前にバックオフィスから通知が届くなど会社側からも意識的な休暇取得をサポートすることも必要ですよね。

仕事量や仕事のハードルが高くても個人ではなく組織で働いているわけです。つまりリソースの問題で解消も可能です。

逆に言えば、仕事量が部署毎に異なるのはリソースの問題が解消されないからです。

リソースもいくつか種類があります。人材、時間等…それら全てを補充するのも人事部の仕事です。

しかし、落とし穴があります。
企業には採用計画というのがあり、採用するための人件費はあらかじめ決められているのです。

イレギュラーで増員が必要になっても調整ができない…なんてことがあるために仕事量が部署によって変わることが発生します。

教育リソース削減でリソースを作る

人材はいるが忙しさが減らないのは、教育リソースをしっかりと見直したいです。

現在は動画素材の作成も手軽にできます。研修資料を汎用的なマニュアルとして作成、動画素材も充実化させることで教育リソースを削減しつつ質を担保できます。

経験談として、古参で社内情報に詳しい人ほど教育担当になる方がよいです。研修資料の作成などを任せると画期的に新人の教育リソースを減らすことができました。

採用担当と現場のすり合わせは必要

では、リソースを増やせば良いというのがシンプルな解決法なのですが…うまくはいかないのが現実です。

というのも、仕事内容のハードルが他部署より高い場合が該当します。

専門的な知識やスキルが必要な場合は人材の母数が少ないです。

広く募集をしても人事評価側は一般職やコミュニケーション力といった現場では優先度が低いスキルを評価するなど、現場と採用担当との見解の相違も課題になったりします。(体験談)

リソース問題でもうひとつの原因は忙しい部署の人間は多くが少数精鋭の場合が多いことです。

人材を入れたくても母数が少ないとチーム・部署単位でリソース調整ができません。
結果的に部署毎に忙しさに差が生じてしまいます。

子会社化をして評価制度を整える

あまり世間的にはイメージが良くない「子会社化」。

一方で、部署を事業として本社とは評価基準を変えることができるメリットもあります。

故に、これまで別部署とは次元の違う残業をしてきた人も、会社単位で評価方法が変わるならば給与体系にも変化が訪れます。

もちろん、デメリットもあります。

まず、本社から出向ではなく異動という形になるため経歴には傷がつきます。

また、本社勤務はスペシャリストなイメージが強く、子会社の従業員は専門職で蚊帳の外感は否めませんよね。

私も同様の経験をしましたが、子会社になるデメリットを多く調べました。

ちょうど住宅ローンの審査を通した後だったのですが経歴に傷が着くのは人事評価を整えてもらっても困るものです…。

プロに相談する

「部署で忙しさが違うのは解消できる？」について特徴や原因を読んでいただきました。

相談するならば、同僚・親・恋人が思いつきます。
強いて言うならば、現状改善に加えて得するなら転職エージェントにも相談するべきです。

「え…転職する気はないのだが…！」って考えたと思いますが

キャリアのプロに相談する事は

ことが可能です。

なぜキャリアのプロが無料で相談を受けてくれるかというと

ただ企業を紹介するだけでは転職しても失敗する可能性が高くなります。

そのため、現在の状況と希望キャリアをヒアリングして確実なアドバイスすることが自身の成果となるからです。

転職エージェント：マイナビ

もっと詳しく

転職エージェント：アサイン

もっと詳しく

まとめ