【職場の悩み】「会議が多いのを解消できる？」原因と対処法を紹介

はてな女子

今週も会議の予定がいっぱい…。会議が多すぎて自分の仕事が終わらないので改善したいです。

こんな悩みを解決する記事内容です。

この記事を書いた人

じろー

経歴：大学時代は北欧児童教育を専攻
本業：一部上場企業でwebメディア制作
月間1000万PV規模のメディアを運営
仕事,サブスク,GAME系を担当

「会議が多いのを解消できる？」特徴まとめ

簡単なチェックリストを作ってみました。

該当する項目があれば対処方法も読み進めてみてみましょう！

この記事を書いている私も部署における係長的なポジションなため会議を設定したり参加する側の人間です。
Googleカレンダーには会議や小さいMTGの予定もたくさんあります。おかげで自分の仕事が進まない！という悩みを抱えてました。

「この会議は必要あるのかな？」
「直接的には関係なさそうだし耳だけ参加しよう」
といった事を考えていたことがありました。

一般的に、会議を1日3時間費やすと平日5日の8時間労働なら年間合計で3600時間。日数で言えば150日間も会議をしていることになります。

毎日会議がある管理職ならさらに多いです。

こんなにも会議に時間を使っているならば有意義にしたいですよね。

会議が多いのを解消できる？会議の選定とツールを利用して改善

結論から言うと

なんでも会議にすることを減らしつつ、ツールを利用して効率化する

これで自分のタスク消化時間を創出できます。

会議自体を減らすのは直接的な解決方法

目的は自分の作業時間を作ることです。

そのためにも会議を効率化して数を減らす事が直接的な改善方法です。

会議の質を上げるツールはたくさんある

ひと昔前とは異なり、現在は会議用資料の作成ツールや共有資料、社内連絡ツールも使いやすくなっています。

また、無料で複数人が同時に編集できる表計算や日程調整用カレンダーもあるためツール導入すれば会議をするまでもない状態まで効率化でき、結果的に数を減らせます。

「会議が多いのを解消できる？」の対処方法

対策1.会議の種類を細分化する

定例会、MTG、1on1といった当事者毎に会議の規模を変更してみましょう。
不必要な参加者のリソースを減らさずに済みます。

原因1.必要性が低くても会議にしてしまう

一般的に、会議が多くなる原因のひとつは

「とりあえず会議で決めましょう」という慣習です。

評価面談や重要な事項の取り決めならばわかりますが、ルールや共有事項を伝えるだけならば人数を集める必要もありません。

集められた人は一方的に時間をブロックされることを考慮して会議の設定をしたいですね。

対策2.ツールを活用して情報共有する

取り決めごとに会議は必要ですが、共有事項を伝えるだけであり、意見の募集はその際に必要ないといった場合は会議で人数を集める必要はありません。

Googleドキュメントやスプレッドシートに共有事項を書いて配布すればよく、アイデアは後ほどGoogleフォーム等を利用すれば時間拘束が発生しません。

www.google.com

 

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会議参加者側におすすめの参考書

紹介した会議を少なくする対処法ですが、おおよそ主催側で解消できます。一方で、参加者側から会議の仕組み改善を促すならばこちらの参考書がおすすめです。

原因2.惰性で存在し続ける会議がある

「スキップも多い惰性で存在している会議」って結構多くないですか？

定例会議というのはどの部署やチームにもあるものです。
しかしながら、他の会議で代用ができたり別の機会に共有をしていて割愛したり会議自体をスキップすることも多いなら無くしてしまって良いですよね。

プロに相談する

「会議が多いのを解消できる？」について特徴や原因を読んでいただきました。

相談するならば、同僚・親・恋人が思いつきます。
強いて言うならば、現状改善に加えて得するなら転職エージェントにも相談するべきです。

「え…転職する気はないのだが…！」って考えたと思いますが

キャリアのプロに相談する事は

ことが可能です。

なぜキャリアのプロが無料で相談を受けてくれるかというと

ただ企業を紹介するだけでは転職しても失敗する可能性が高くなります。

そのため、現在の状況と希望キャリアをヒアリングして確実なアドバイスすることが自身の成果となるからです。

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まとめ