【職場の悩み】「部署の連絡やりとりが遅いと感じるのは変？」原因と対処法を紹介

はてな女子

私の部署は社内連絡が遅く、上司のレスは1週間待たされることも普通です。せっかちなのか返信がないと落ち着かないのですが変ですか？

こんな悩みを解決する記事内容です。

この記事を書いた人

じろー

経歴：大学時代は北欧児童教育を専攻
本業：一部上場企業でwebメディア制作
月間1000万PV規模のメディアを運営
仕事,サブスク,GAME系を担当

「部署の連絡やりとりが遅いと感じるのは変？」特徴まとめ

簡単なチェックリストを作ってみました。

該当する項目があれば対処方法も読み進めてみてみましょう！

上司A

内容を検討次第、返信するね

と言われてから1週間…。

催促するのも最初だけで段々めんどくさくなってきた。

レスを早くする人と全然遅い人がいますよね。

今回はケースを限定的にして、上司のレス・返信など連絡が遅いけどどうしたら良い？という記事です。

部署の連絡やりとりが遅いと感じるのは変？レスは早いに越した事がないので変ではない

結論から言うと

連絡の返しを気にする・気になるあなたは変ではありません。

上司も忙しいから…などは気にしなくても良いです。

上司の椅子は、それら連絡事項をしっかり管理できる能力がある人が座るべき場所です。理由はいくつかあります。

理由.対企業やクライアントなら一大事

社内で連絡のやりとり習慣があっても、クライアントとの連絡はしっかり行えるならまだ良いです。

問題は、社内もクライアントとの連絡も遅く返す人です。会社として一大事です。

理由.部署連携で最も重要な事だから

連絡やレスの速さは報連相のスピード感や信頼に関わるため、部署で協力する仕事に対して影響が発生するからです。

「部署の連絡やりとりが遅いと感じるのは変？」の対処方法

上司の上の人も巻き込む

上司の方に直接言いにくいけど、レスは早くしなきゃと気付かせたい場合に有効。

社内での問題ならば上司を巻き込んで催促するべきです。連絡にCCをつけるなど急がなければと思わせることも自分の仕事をスムーズにするため必要です。

評価して貰えなかったら？

上司が嫌がったり催促する事で業務改善をしても評価して貰えないのはちょっと環境がよろしくありません。
人事制度の変更をする労力を考えたら転職準備を始める方がメリットがあります。

社内ルールで改善する

改善するための労力は大きいですが、社内ルールを使うことも有効。

返信が早いことを全体周知で誉めるなど意識することで改善されるケースもあります。

全社会議で上期下期のMVP制度で評価基準に含めれてみるのも良いです。

経験談.誉める文化を作ったらレスが早くなった

私の会社では以前に社内コミュニケーションツールとして「良いことをしてもらったら誉めるツール」を利用していました。

メリットとしては、目が苦しい業務後に職場の人から褒めてもらうことで自分の仕事を再起できる=モチベーションが上がることです。

また、ありがとうという文化は結果的に連絡やりとりのスピードアップができたと実感しています。

Unipos

 

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Unipos (ユニポス) | 心理的安全性を高め、組織を強くする。

https://unipos.me/ja/

Uniposは従業員同士が感謝を送り合うピアボーナス®を通じて、組織変革を促すサービスです。称賛文化を醸成することで心理的安全性を高め、組織の生産性の向上/離職率の改善を実現します。

ツールを使って改善する

トレロ、Googleカレンダーなどリマインダー機能で返信することを仕組みから改善しましょう。他人だけではなく自分も忘れずに連絡する習慣が付けられます。

リマインダーツール例

業務終了時間の15分前に連絡事項のリマインダー設定、タスク毎にリマインダー設定などスケジュールやタスク管理で連絡を忘れない工夫ができます。

私の会社ではChatWork、Slackを導入していて、連絡方法にチャンネル内全体へのto(@)つけたり通話開始の通知、CC設定などがあります。

trello.com

 

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Trello

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とても柔軟で、あらゆるサイズのチームの生産性を多大に向上できます。大きなプロジェクトの詳細から細かいタスクまで、Trello ならすべてを管理できます。また、モバイルを使ってどこからでもコラボレーションに参加できます。

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Google カレンダー: ビジネス向けのオンライン カレンダー | Google Workspace

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Google カレンダーではチームでの利用に適した共有可能なカレンダーを作成できます。会議開催時刻の提案を受けられるほか、Gmail とのシームレスな連携機能もご活用いただけます。Google Workspace でカレンダーをご利用ください。

プロに相談する

「部署の連絡やりとりが遅いと感じるのは変？」について特徴や原因を読んでいただきました。

相談するならば、同僚・親・恋人が思いつきます。
強いて言うならば、現状改善に加えて得するなら転職エージェントにも相談するべきです。

「え…転職する気はないのだが…！」って考えたと思いますが

キャリアのプロに相談する事は

ことが可能です。

なぜキャリアのプロが無料で相談を受けてくれるかというと

ただ企業を紹介するだけでは転職しても失敗する可能性が高くなります。

そのため、現在の状況と希望キャリアをヒアリングして確実なアドバイスすることが自身の成果となるからです。

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まとめ